Исследование управления системой маркетинговых коммуникаций ООО «К2»

 

Одним из путей совершенствования управления системой маркетинговых коммуникаций ООО «K2» является изменение организационной структуры предприятия. В частности найм работника на должность менеджера по рекламе. Конечно, для проведения проработанных и эффективных рекламных кампаний можно обратиться и в рекламное агентство. Но здесь немаловажным является экономический фактор, так как затраты на услуги рекламных агентств довольно высоки. Кроме экономического фактора здесь ещё играет большую роль вид деятельности организации. ООО «K2» занимается продажей и сервисными услугами торгового оборудования, поэтому нужно более детально и тщательно подходить к исследованию рекламных мероприятий, а так же к определению и анализу целевой аудитории и выбору элементов системы маркетинговых коммуникаций. Так как при анализе управления системой маркетинговых коммуникаций данной организации было видно, что при найме рекламных агентств ООО «K2» не получила желаемых результатов, хотя выручка от реализации продукции в 2011 году повысилась на 1167,41 тыс.руб. по сравнению с 2010 годом, а в 2012 году по сравнению с 2011 годом повысилась лишь на 70,62 тыс.руб.

Исходя из этих данных, можно сказать, что мероприятия были проведены различными рекламными агентствами, поэтому выручка от реализации продукции нестабильна. Так как успех первого рекламного агентства не удалось превзойти второй, а в данном случае даже сравняться. Именно поэтому необходимо изменить организационную структуру данной организации, для того чтобы менеджер по рекламе найдя выгодное средство в управлении системой маркетинговых коммуникаций с каждым разом совершенствовал выбранное направление, а «не перепрыгивал» с одного на другое. Менеджер по рекламе будет подчиняться непосредственно директору.

На рисунке 8 представлена измененная организационная структура.

Рассмотрим подробнее функции менеджера по рекламе.

Специфика должности. Цель работы данного специалиста в организации будет заключаться в разработке и проведении комплексных рекламных кампаний фирмы. В зависимости от целевой аудитории, на которую распространяется промоушн-акция или PR разрабатывает стимулирующие и имиджевые рекламную акции.

 

 

                      Рис. 8. Измененная организационная структура ООО «K2»

Функциональные обязанности. Основные направления деятельности менеджера по рекламе:

- разработка экономически обоснованных медиапланов. Сюда входят действия по определению целей и задач рекламы, определяется стратегия и тактика рекламных кампаний, отбор необходимых СМИ, составляются текущие и перспективные планы;

- имиджевая реклама, направленная на создание благоприятного образа фирмы, марки или услуги осуществляется совместно с другими специалистами в области рекламы;

- оценка эффективности рекламных кампаний во время и после их проведения;

- разработка рекомендации руководству для выбора сторонних рекламных фирм;

- подготовка и заключение договоров на размещение рекламы фирмы, контроль выходов рекламных сообщений в СМИ, по прямой печатной рассылке, местах реализации продуктов и услуг фирмы и других каналах распространения рекламы;

- планирование и организация размещения наружной рекламы, контроль состояния рекламных объектов;

- организация презентаций (участие в данных мероприятиях). Определяет их цели и задачи, составляет сметы расходов, подготавливает прес-релизы, визитные карточки участников и другую полиграфию. После всех проводимых мероприятий подводит итоги и составляет отчеты руководству.

Для данного специалиста немаловажно знакомство с внешним маркетингом фирмы. Одним из проявлений этого является так называемый direkt market, то есть мероприятия по стимулированию сбыта а отсюда организация прямых почтовых рассылок (direkt mail). Это действия по созданию баз данных, подготовки рекламных материалов для рассылки, расчет стоимости рассылок, определение эффективности почтовых рассылок.

Профессиональные качества:

- образование в области маркетинга, PR, рекламы, или в сфере средств массовой информации, либо экономическое;

- котируется опыт работы в рекламе, маркетинге, СМИ от 2 лет;

- часты условием выступает знание определенного рынка товаров или услуг, а также рекламных организаций и СМИ, которые эффективны на этом рынке;

- знание стандартного пакета компьютерных программ (MS Office), знакомство с графическими редакторами (Corel Drow, Photo Shop);

- знание иностранных языков.

Личностные качества. Личностные качества, позволяющие оперативно ориентироваться в рекламной среде: специалист по рекламе должен обладать креативным мышлением (формирование идей), быть способным просчитывать рекламные мероприятия по увеличению продаж в краткосрочной и в некоторых случаях в долгосрочной перспективе, коммуникабельность, желание работать в команде и зарабатывать, ответственность и пунктуальность.

Следующим путем совершенствования управления системой маркетинговых коммуникаций в ООО «K2» является проведение презентации. За проведение презентации несёт ответственность начальник отдела маркетинга. Так же в проведении презентации будут участвовать: директор организации; начальник отдела кадров; главный бухгалтер; офис-менеджер; бухгалтерия; начальник отдела маркетинга; менеджер по продажам. У каждого сотрудника будет своя «роль» в проведение презентации. Принятие участия сотрудников организации ООО «K2» в презентации, повышает сплоченности коллектива, а также информированности обо всех услугах организации. Эти дополнительные факторы могут сильно повысить результативность работы предприятия и его сотрудников.

Презентация будет проходить в здании организации, чтобы у потребителя была возможность составить собственное мнение и впечатление о самом предприятии (сотрудниках, месторасположении, интерьере). В таком случае повышается благорасположение к этой организации со стороны участников презентации - потенциальных клиентов. К тому же, такой вид презентации влечет меньше затрат на ее проведение. Не требуется арендовать дополнительное помещение для презентации, перевозить оборудование и аппаратуру.

При подготовке презентации директору организации следует напомнить своим сотрудникам, что нельзя распространять информацию, которая может уменьшить интерес клиентов и эффект сюрприза. Подобное требование необходимо для того, чтобы создать у потенциальных клиентов представление безопасности, вашей профессиональности.

Презентация должна выполнить следующие задачи:

•  познакомить потребителей с организацией, ее специалистами, спектром услуг;

•  заинтересовать;

•  заинтриговать;

•  создать положительное отношение.

Важными моментами при подготовке презентации являются:

•  выбор времени проведения (дня и непосредственного времени);

•  составление списка приглашенных и желаемых участников;

•  подготовка текста и дизайна приглашения на презентацию, рекламных плакатов и заказ на изготовление;

•  подготовка учетных форм для регистрации участников презентации и записи клиентов;

•  разработка сценария презентации, распределение ключевых ролей, отработка участия каждого сотрудника до ощущения раскованности;

•  закупка необходимых деталей оформления помещения;

•  составление меню для угощения гостей и закупка продуктов;

•  генеральная репетиция презентации, устранение последних штрихов;

•  проведение самой презентации.

Выбор даты и времени проведения презентации. Начальник отдела маркетинга несёт ответственность за определение даты и времени проведения презентации. Начало и конец рабочей недели не дают полной отдачи. Начало недели требуется для организации и планирования работы. Конец недели чаще планируется для отдыха. К тому же у многих людей после трудовой недели накапливается усталость и ухудшается восприятие новой информации. Проведение презентации в выходные или праздничные дни может значительно сократить число пришедших участников. Наиболее удобным временем для презентации являются, как правило, середина рабочей недели (в среду или четверг).

Непосредственное время проведения лучше запланировать на вторую половину дня. Примерно с 16 до 20 часов.

Приглашенные лица. Директор ООО «K2» предоставляет начальнику отдела маркетинга список тех лиц, которые должны быть приглашены на презентацию.

На презентацию следует пригласить:

•  руководителей и работников, находящихся вблизи предприятий и организаций;

•  руководителей и представителей местной администрации;

•  руководителей и представителей контролирующих организаций.

Подготовка и распространение приглашения презентации. При подготовке следует небольшую часть приглашений подготовить как именные для важных гостей (руководители предприятий, местную администрацию), которым эти приглашения будут переданы лично в руки или курьером.

Остальные приглашения доставляются всем, кто может стать потенциальным клиентом. За оформление приглашений и их подготовку несёт ответственность офис-менеджер ООО «K2». Рассылка осуществляется заранее, для того, чтобы у приглашенных гостей была возможность спланировать свое время и посетить данное мероприятие.

Для своевременной рассылки офис-менеджер договаривается и заключении договора с почтовым отделением или курьерской службой.

В приглашении обязательно указывается, что время проведения презентации «от …… до …..».

Для повышения интереса к готовящемуся мероприятию можно включить дополнительные мероприятия увеличивающие интерес участников. Например, беспроигрышные лотереи, подарки для всех участников, что поможет привлечь потенциальных клиентов.

Подготовка презентации. За подготовку презентации несёт ответственность начальник отдела маркетинга. В целях избежание ошибок, начальнику отдела маркетинга необходимо создать сценарий мероприятия. Перед написанием сценария необходимо четко прояснить ее цели. Затем требуется четко представить какова аудитория, что они уже знают и что хотят узнать, что их может заинтересовать. После этого стоит начать планирование презентации.

Не следует забывать еще важного правила: если ошибка закралась на ранней стадии проекта, то она сильнее влияет на весь проект и приносит больший вреда потом.

Как уже упоминалось ранее, в презентации должны участвовать большее количество сотрудников организации.

Каждый специалист должен знать все услуги организации и уметь о них интересно рассказывать. Для этого предварительно готовится описание торгового оборудования и сервисных услуг. Потом эти описания редактируются для лучшего восприятия. Из них составляется детальный рассказ об организации  для гостей презентации. Каждый гид (экскурсовод) должен выучить это описание и интересно его рассказывать.

Начальник отдела маркетинга должен внимательно подойти к распределению ролей среди сотрудников. На роль гидов следует выбрать людей более раскованных, красноречивых, умеющих контролировать ситуацию в общении. Остальные сотрудники будут выполнять иные роли - встреча гостей, регистрация, запись клиентов на процедуры и услуги, проведении лотереи, организации буфета.

Перед началом презентации весь участвовавший коллектив должен обязательно украсить организацию в соответствии со временем года, и так же коллективно спланировать меню буфета, затем распределить между собой закупки и закупить все необходимое. Начальник отдела маркетинга назначает ответственных за буфет сотрудников из бухгалтерии. А за развлекательную программу несёт ответственность начальник отдела кадров.

Примерный сценарий. Приходящих на презентацию по приглашениям гостей встречают на входе два сотрудника- офис- менеджер и главный бухгалтер, которые занимаются их регистрацией (откуда они пришли, как получили приглашение). Это необходимо для последующей оценки эффективности рассылки приглашений.

Затем небольшими группами начинается презентация в виде экскурсии по организации. Гид, менеджер по продажам, проводит и показывает пришедшим все кабинеты, рассказывает где, что находится. При этом кратко описывает особенности торгового оборудования и сервисных услуг.

Гидов подготовлено несколько. Заранее установлен временной график прохождения групп по организации. Этот график должен четко соблюдаться для предотвращения скопления людей в отдельных местах организации. Рассказ каждого специалиста и гида заранее заготовлен. Каждый задействованный специалист наизусть, без запинки и красноречиво должен уметь пересказать свою информацию.

Далее после просмотра всей организации всех заинтересовавшихся гид должен подвести в регистратуру к месту записи на покупку или услугу.

Каждый, кто заинтересовался торговым оборудованием или сервисными  услугами организации, может затем записаться, получить необходимую консультацию.

Здесь же нужно будет организовать вручение подарков и розыгрыш бесплатной лотереи, за которую несёт ответственность начальник отдела кадров. Каждому записавшему на покупку или на заказ услуг организации начальник отдела кадров вручает цветок. После этого можно перейти в зону, где организован фуршет, тут же находятся директор организации, который общается с клиентами и интересуется мнениями об оборудовании.

Следует уделить дополнительное время тем участникам презентации, кто ещё ничего не приобрел. Может быть, они не все поняли, у них остались какие-то сомнения, вопросы. На таких людей следует обратить особое внимание. Как их определить в толпе и массе гостей, можно и с помощью подаренных цветов.