Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                                 Основы делопроизводства

        Тема 5. ОСОБЕННОСТИ ЯЗЫКА И СТИЛЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ 

       ДОКУМЕНТОВ

 

Цель изучения: знакомство с особенностями языка и стиля служебных документов.

1. Особенности официально-делового стиля
2. Употребление прописных и строчных букв
3. Сокращение слов, оформление дат и чисел, наиболее часто употребляемых в документах
4. Редакторская правка служебных документов

 

1. Особенности официально-делового стиля

     Деловой стиль– это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения.

Язык служебных документов – это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.¹ Выбирая слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о ее важности, о том, как следует реагировать на полученное сообщение.

Официально-деловой  стиль– это такая функциональная разновидность, которая обслуживает сферу официально деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Документы могут  быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению.

____________________

    ¹ Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Приор- издат», 2004,  

с.37

Большинство документов в содержательной части связано со сферой внеиндивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и в стиле документа индивидуально-личностный аспект не находит выражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально деловым. Поэтому языку деловых документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов  к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Официально-деловым стилем пишут акты прокуратуры, суда, администрации, милиции. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это достигается с помощью языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов  в их конкретном значении.

Отбор лексики  предполагает внимательное отношение к лексическому значению  слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов. Поэтому необходимо помнить, что  далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

• приказ – издается
• выговор – объявляется
• архив – создается
• вакансию – имеют, замещают и т.д.

Одна из самых  распространенных «болезней» официального стиля – это плеоназм ( греч. рleonasmos – излищество). Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Например (выделены лишние слова):

• промышленная индустрия ( слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);
• форсировать строительство ускоренными темпами ( глагол « форсировать» образован от франц. слова forser– ускорять темп деятельности);
• в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца).²

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические словосочетания, несмотря на противодействие ученых филологов, вошли в обиход и, более того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегоднешней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Эти сочетания не вполне тождественны по смыслу словам

« действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значения.

Таким образом, несмотря на различия в содержании и разнообразия жанров официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт, которые являются особенностью языка служебных документов.

 

 

_________________________

   ² Кузнецова Т.В. Делопроизводство. (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М.: ЮНИТИ – ДАНА 2000 , с.119

К ним  относятся:

• точность и ясность документов, который достигается тщательным подбором слов, использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускаюших иного, чем задумано автором, толкования написанного;

         ●    лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без

             второстепенных деталей и повторов, немногословность.

• убедительность можно достичь наличием достоверной информации, логикой изложения, наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий, обоснованностью предложений автора ( со ссылками на нормативные акты) и т.д.;
• нейтральность тона документов предусматривает изложение текста от 3-го лица, отсутствие эмоциональной окраски фактов и событий, отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации.

 

2. Употребление прописных и строчных букв

 

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например: Федеральное агенство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова  с  прописной буквы пишутся в  названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

• Организация Объединенных Наций;
• Администрация Президента Российской Федерации;
• Коллегия Правительства Российской Федерации.

В тексте документа  с прописной буквы пишутся  наименования должностей в системе  государственной власти и управления Российской Федерации:

• Президент Российской Федерации;
• Советник Президента Российской Федерации;
• Министр финансов Российской Федерации и т.д.

Названия органов судебной власти рекомендуется писать следующим образом:

• Конституционный Суд  Российской Федерации;
• Верховный Суд Российской Федерации;
• Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным способом пишутся названия соответствующих  органов и должностей в составе  Российской Федерации.

Со строчной буквы в тексте пишутся названия следующих должностей:

• глава администрации Краснодарского края;
• губернатор Сахалинской области;
• генеральный директор Российского космического агентства и т.д.

Со строчной буквы пишется также первое слово  в следующих словосочетаниях:

• государственная граница Российской Федерации;
• государственная награда Российской Федерации

Слова « Государственный» нужно писать с прописной буквы  в словосочетаниях:

• Государственный герб Российской Федерации;
• Государственный гимн Российской Федерации;
• Государственный флаг Российской Федерации;
• Государственная программа…

Воинские звания, ученые степени и звания, иные звания пишутся со строчной буквы:

• генерал армии,
• адмирал,
• доктор экономических наук,

но:

• Маршал Российской Федерации;
• член-корреспондент Российской академии наук;
• лауреат Государственной премии Российской Федерации.

Названия праздников  и памятных дат в документах необходимо писать следующим образом:

• Новый год;
• Международный женский день;
• День Победы;
• День милиции;
• День Конституции Российской Федерации;
• День России и т.д.

 

3. Сокращение слов, оформление дат и чисел, наиболее часто употребляемых в документах

Один из самых  активных способов словообразования в  современном русском языке –  сокращение слов. В результате сокращения получается аббревиатуры. Они могут состоять из слогов, начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв.

Официально узаконено  множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них:

• по первым буквам полного наименования ( буквенные аббревиатуры), например МГУ ( Московский государственный университет);
• по слоговому принципу, например Минздрав ( Министерство здравохранения).

 

Важнейшие причины  использования сокращений в том, что они во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если аббревиатуры не стандартизированы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа. Поэтому нужно строго следить за тем, чтобы в официальные документы попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.

От собственных  аббревиатур (лексические сокращения) надо отличать графические – условные письменные обозначения, которые не произносятся  и поэтому не являются словами. В русском языке стандартизированы следущие графические сокращения. Например, сокращенно записываются названия единиц измерения (при цифрах):

 

гектар – га

ампер – А

грамм – г

метр – м

тонна – т

килограмм – кг

центнер – ц

миллиметр – мм

атмосфера – атм

секунда – с.

 

 

Существуют  и другие общепринятые сокращения, которые используются при цифрах, названиях, в адресных данных, при перечислениях, также в примечаниях:

• почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты: обл., р-н, г., с. (село – при названии), д., пос.;
• названия месяцев (янв.);
• телеграфные сокращения (тчк., зпт., квч., двтч.);
• сокращения, принятые в учетно – отчетной документации (квит., №, расч. счет №, накл.№);
• обращения г-н (господин);
• наименования должностей, званий, степеней (к.э.н., д.э.н., зав., зам.) и другие.³

Оформление  дат и чисел в документах

Даты и календарные  сроки проектов решений следует  писать в одной строке следующим  образом:

20 мая 2011г., в  мае 2011г., но: за 6 месяцев 2011 года, в 2011 году, план на 2012 год, второе полугодие в 1-м квартале, в 2010-2011 годах, с 2009 по 2011 год и т.д.

Порядковые  числительные, обозначаемые арабскими, пишутся с наращением: экономист Ⅰ категории, рабочий Ⅱ разряда.

Названия единиц измерения в текстах документов (указов, распоряжений) рекомендуется писать таким образом: 10 тыс.метров, 15 тонн, 30 млн.тонн, а в приложениях пишут сокращенно: 10 тыс.м., 30 млн.т.

Нельзя использовать в тексте математический знак минус  перед отрицательными значениями величин. Знак минус нужно заменять словом «минус». Также нельзя употреблять номера и проценты без цифр.

_______________________

    ³Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие – 6-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008, с.330

Таким образом, применение устойчивых или стандартных  словосочетаний дает возможность:

• авторам – оперативно составлять документы;
• адресатам – облегчить восприятие документа;
• создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.