Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                     Основы делопроизводства

Тема 4. ПРАВИЛА  ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Цель  изучения: ознакомление студентов с основными правилами оформления отдельных реквизитов документов

 

1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа
2. Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа
3. Оформление реквизитов, размещаемых на служебном поле документа

 

1. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа

   При составлении документов используются следующие правила оформления реквизитов:¹

01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г.

№2 – ФКЗ (с изменениями  от 9 июля 2002 г.; 30 июня 2003г.).

Изображение Государственного герба РФ размещают на верхнем  поле бланка: при угловом расположении реквизитов – над серединой строк  с наименованием организации; при  продольном расположении реквизитов -  в центре поля.

    Согласно ГОСТ  Р 6.30 2003 изображение Государственного герба РФ помещается на бланках писем государственных учреждений.

02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов органов управления и власти субъектов Российской Федерации.

03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

   Эмблему или  товарный знак не воспроизводят  на бланке, если на нем помещен  государственный герб РФ или  герб субъекта РФ. Использование товарных знаков на бланках организации установлено законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. №3520 – 1 (с изменениями от 24 декабря 2002г.).

04. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц. В связи с вступлением в силу Федерального закона №129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационной номер (ОГРН), который указывается во всех документах юридического лица и является его важной индивидуальной характеристикой.

06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер  также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами  ОКПО и ОГРН.

07. Код формы документа проставляют по Общероссийскому, классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа  проставляется при использовании  в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08. Наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документов.

   При наличии  сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование организации, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

   При наличии  у организации вышестоящей организации  ее наименование указывают выше  наименования организации автора  документа, например;  

    Министерство труда, занятости и социального развития

                                ГУ «КЦСОН»

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают, ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

                                           (ЦНИИИНФОРМ)

   Наименования  организаций субъектов РФ, имеющих  наряду с государственным языком  РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

   Наименование  организации на государственном  языке субъекта РФ или ином  языке располагают ниже или  справа от наименования на  государственном языке РФ. 

09. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению: организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ Р 6.30 2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

ПРИКАЗ, АКТ и т. п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют  арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 6 апреля 2009 г. следует оформлять 06.04.2009. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 06 апреля 2009 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.04.06.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

• дела по номенклатуре дел;
• должностных лиц или исполнителей;
• структурных подразделений;
• корреспондентов и т. п.

Например:

№ 2 -4/125                   (2 — номер структурного подразделения,

                                     4 — номер дела по номенклатуре,

                                     125 — порядковый номер документа)

№ ОМ — 3/125           (ОМ — отдел маркетинга,

                                     3 — номер дела,

                                     115 — порядковый номер документа).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

На №___ от ____

Этот реквизит заполняется  для удобства дальнейшей работы с  документом получателя письма (адресата).

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации».

 

2. Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа

 

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: 

                                                                                     Минтруда ЧР.

                                                                                       ГУ «КЦСОН»

Должность лица, которому адресован документ, указывают в  дательном падеже, например:

                  Генеральному директору 

                           ЗАО «ГАРАНТ»

                          А.И. Ивановой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций  или в несколько структурных  подразделений одной opгaнизации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий 

Южного  административного округа

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита "Адресат" состоит из следующих  частей:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• должность, инициалы и фамилия;
• почтовый адрес.

Например:

                                                                                         ОАО "ЛУЧ"

                                                                 Начальнику департамента  кадров 

                                                                                          А.В. Иванову

                                                                                        ул. Полянка, 17

                                                                                        Москва 113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                                                         Керсанову О.Р.

                                                                                         ул. Киевская, д.9, кв.12,

                                                                                         г. Подольск, 364025

                                                                                   

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                                               УТВЕРЖДАЮ

                                                                               Генеральный директор

                                                                              ЗАО  «Люкс»

                                                                             личная подпись М.И.Григорьев                                                                                                                                   

                                                                            05.07.2010

Допускается в реквизите  «Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например;

      УТВЕРЖДАЮ

 Генеральный директор

                                                                              ЗАО "Люкс"

                                                                       личная подпись М.И.Давыдов

              25.09.2010г

При утверждении документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном  уровне.

При утверждении документа  постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                                                   УТВЕРЖДЕН

                                                            решением общего собрания акционеров              

                                                                    от 02.15.2010 № 21

или

                                                                                  УТВЕРЖДЕНО

                                                                         приказом ОАО "Маяк"

                                                                         от 09.11.2010 №5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает следующие элементы:

• фамилии и инициалы исполнителя (исполнителей);
• содержание поручения (при необходимости);
• срок исполнения;
• подпись и дату, например:

 

Петровой О.Р. Отправить факс о согласии к 04.03.2010.

Личная  подпись 03.03.2010

Если в резолюции  указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа  является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.