Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                          Основы делопроизводства

Тема 8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Цель  изучения: знакомство и изучение особенностей составления и оформления распорядительных документов.

 

1. Назначение и виды распорядительных документов
2. Правила оформления  распорядительных документов

 

          1. Назначение и виды распорядительных документов

 

      Независимо от организационно – правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно – распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы, посредством которых решаются важнейшие вопросы, позволяющие органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Распорядительные документы  содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляющему, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Распорядительные документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.   
      В юридическом плане распорядительные документы, относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Федеральные органы исполнительной власти РФ издают постановления, приказы, распоряжения инструкции.

Органы  представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также органы  представительной и исполнительной власти городов и районов – постановления, решения, распоряжения.

Администрация учрежденных, организаций и предприятий – приказы, распоряжения, указания.

Подготовка распорядительных документов л. б поручена одному или нескольким исполнителям (должностным лицам, структурным подразделениям)

Подготовка  распорядительных документов складывается из следующих этапов:

   •изучение управленческого вопроса;

   •подготовка проекта распорядительного документа;

   •согласование документа;

   •подписание документа.

   

         2. Правила оформления  распорядительных документов

В состав распорядительных документов входят решения, приказы, распоряжения и указания.

Решение – это распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, общие собрания акционеров и другие), составляемый по организационным и производственным вопросам.

Решение оформляется, как правило, на бланках, включающих следующие реквизиты:

  •название органа управления;

  •вид документа (решение);

  •место для проставления даты и номера документа;

   •место издания;

   •место для размещения заголовка к тексту.

Текст решения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управления, то в  констатирующей части указывают  причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части дается ссылка на него (наименование, номер, дата и заголовок к тексту этого документа).

Распорядительная часть  начинается с названия органа, его принимающего, и слова «РЕШИЛ», которое пишется прописными буквами. Распорядительная часть состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указываются исполнитель (организация, должностное лицо), предписываемое действие и срок исполнения.

В последнем пункте решения называют должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением.

Юридическую силу обретает решение после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Приказ – это наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия) действующим на основе принципа единоначалия (единоличного принятия решения), в целях разрешения основных и оперативных задач, состоящих перед организацией. Приказы издаются и по административным вопросам, требующим правового решения.

По содержанию и способом оформления приказы делятся на приказы

по основной деятельности и по личному составу.

Приказами по основной деятельности оформляются:

   •порядок деятельности предприятия;

   •реорганизация и ликвидация предприятия;

   •утверждение и изменение структуры и штатов;

   •утверждение или введение в действие документов (положений,

   инструкций, правил и т.д.);

   •итоги работы;

   •результаты ревизии.

Приказами по личному составу оформляются:

   •прием, перевод, увольнение работников;

   •предоставление отпусков;

   •присвоение разрядов;

   •вынесение взысканий и поощрение работников.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа.

Приказ должен иметь  следующие реквизиты:

   •наименование вышестоящей организации (если она имеется);

   •наименование организации – автора;

   •название вида документа;

   •дата и регистрационный номер;

   •место издания;

   •заголовок к тексту;

   •текст;

   •подпись;

   •визы.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован  четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, должен отвечать на вопрос «О чем?», например:

       «Об изменении устава общества»

       «О создании филиала общества г. Грозном»

Текст приказа  по основной деятельности состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются  цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название документа, автора, дату, номер и заголовок этого документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться.

Распорядительная  часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца) от границы левого поля. Текст приказа делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, выполнить, обеспечить и.т.д.). Срок исполнителя приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением.

    Приказы издаются при необходимости. Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, если в тексте не указан  другой срок введения его в действие. Регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года. Датой приказа является дата его подписания

Указание – правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомственными органами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа власти.

Указание по оформлению не отличается от приказа, имеет такой  же формуляр, как по составу, так и по расположению реквизитов.

Текст указания состоит из двух частей:

   •констатирующей;

   •распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение....», «в целях», «в соответствии».

Распорядительная  часть начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ», в ней указываются предписываемые действия.

Указание как вид  документа введено в действие с 1970-х годов вместо применявшихся с той же целью служебных записок, служебных писем, служебных распоряжений.

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым это распоряжение адресовано. Распоряжения издают правительство, министерства, администрация краев, областей, городов, п/п в пределах прав, представленных им законом РФ.

Распоряжения издают также заместитель первого руководителя, главные специалисты, руководители структурных подразделений по оперативным  вопросам хозяйственной, производственной, и административной деятельности. Распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

По составу реквизитов и их расположению расположение не отличается от приказа, однако часто  не содержит констатирующей части. В  таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов. Если есть необходимость объяснения издания распоряжений, все-таки существует, то текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Образцы соответствующих  документов по теме в приложениях 8.1 – 8.8

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите виды распорядительных документов и укажите

особенности их составления и оформления

2. Состав  реквизитов, структура текста, а также расположение реквизитов приказа по основной деятельности организации

3. Охарактеризуйте распоряжения, указания и решения, состав их

реквизитов  и особенности оформления.

 

Список  рекомендуемой литературы

а) основная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного 

обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под ред. Т.В.

Кузнецовой. М., 2003.

2. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:      

Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008.

         3. Организация работы с документами. Учебник / Под редакцией В.А.

Кудряева. М., 2003.

        б) вспомогательная:

1. Басаков М.И.  Делопроизводство (документационное  обеспечение 

управления организацией на основе ГОСТ Р6.30-2003). Экспресс –

справочник  для студентов вузов.  М., 2004.

2. Лопатникова  Е. А. Делопроизводство: образцы документов с

комментариями. М., 2005.

3. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. – Изд. 7-е, испр. 

 и доп. – Ростов  н/Д: Феникс, 2009.

 

                                                                                                                        

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                       

                                                                     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                             Приложение 8.1

Пример оформления приказа  по основной деятельности

 

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ  ОБЩЕСТВО «ГАРАНТ»   ПРИКАЗ 15.09.2010                                                                                                                       № 150   Москва       О введении Инструкции        по делопроизводству   В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности       ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить  Инструкцию по ведению делопроизводства  в ЗАО «ГАРАНТ». 2. Ввести в действие Инструкцию  по делопроизводству с 01.10.2010.     Ответственный – начальник  канцелярии Семенова Е.С. 3. Всем структурным подразделениям  и сотрудникам ЗАО «ГАРАНТ»  с 01.10.2010 руководствоваться правилами  работы с документами в соответствии  с Инструкцией по делопроизводству. Ответственные – руководители структурных подразделений. 4. Начальнику множительной лаборатории  обеспечить тиражирование Инструкции  совместно с начальником канцелярии  и ее передачу во все структурные  подразделения. 5. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника управления делами и кадрами Ткачеву А.Г.      Директор                             Личная подпись                                                            В.С. Титов          С приказом ознакомлены:      Начальник канцелярии             Личная подпись                                 Е.С. Семенова    16.09.2010      Начальник множительной     лаборатории                              Личная подпись                                П.И. Рублев    16.09.2010     На оборотной  стороне приказа размещаются реквизиты «визы согласования документа» и «отметка об исполнителе»     Управляющий                                                        Юрисконсульт                                                          Делами    Личная подпись   Ткачева А.Г.            Личная подпись В.А.Кротова 12.09.2010                                                              12.09.2010     Агашина П.И.   486-58-63