Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                         Основы делопроизводства

Тема 7. ОСОБЕННОСТИ  ОФОРМЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Цель  изучения:  знакомство и изучение особенностей составления и оформления организационно-правовых документов

 

1. Назначение и виды организационно-правовых документов
2. Формы и правила составления организационно-правовых документов

 

1. Назначение и виды организационно-правовых документов

 

Организационная деятельность предприятия выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Деятельность учреждений фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организации, учреждения и частные предприятия издают уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др. Все эти документы образуют группу организационных документов.

Организационные документы - комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

 

2. Формы и правила составления организационно-правовых документов

Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава.

Устав – это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Требования к порядку составления и оформления устава юридического лица регламентированы в  части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, частных – соответствующими владельцами, коллективами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги формата А4.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие  реквизиты:

     • наименование  министерства;

     • наименование  организации;

     • наименование  вида документа;

     • регистрационный  номер и дата;

     • место  издания документа (город);

     • подпись (лица утверждающего документ);

     • гриф  утверждения;

     • отметка  регистрации устава (для коммерческих  организаций);

     • печати организации и регистрирующего органа.

      Устав утверждается общим собранием учредителей или участников. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

          УТВЕРЖДЕНО

Общее собрание   акционеров

ОАО «Гарант»

(протокол  от 28.06.97 №4)

      Гриф утверждения в уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации – печатью органа государственной регистрации.

Текст устава состоит  из разделов, имеющих заголовки и  нумерацию (раздел, пункт, подпункт):

   •общие положения;

   •цели, задачи, предмет деятельности;

   •правовой статус;

   •организационная  структура (органы управления, структурное

   подразделение);

   •финансово-материальная  база (уставный капитал, акции,

   основные оборотные  средства, порядок распоряжения  ими);

   •учет  и  отчетность и распределение прибыли;

   •контроль за  финансово-хозяйственной деятельностью;

   •права и обязанности  участников;

   •порядок ликвидации  и реорганизации.

 

Положение – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные бюджетные некоммерческие организации. В первую очередь, это органы власти и управления.   Например:

«Общее положение  о министерствах»

«Положение  о государственной автомобильной  инспекции»

«Положение  о документах и документообороте в бухгалтерском            

учете»

  Положения разрабатываются по указанию руководителей организации или по  инициативе руководителей структурных подразделений.

Положение составляется на общем бланке организации.

В формуляр - образец  положения входят следующие реквизиты:

   •наименование  вышестоящего органа (министерства, ведомства);

   •наименование  организации;

   •наименование  вида документа;

   •регистрационный  номер и дата;

   •место издания;

   •заголовок к  тексту;

   •текст;

   •подпись;

   •гриф утверждения;

   •отметка о согласовании;

   •печать.

        Текст положения об организации содержит разделы:¹

   •общие положения;

   •основные задачи;

   •функции;

   •права и обязанности;

   •руководство;

   •взаимоотношения;

   •контроль, проверка и ревизия деятельности;

   •реорганизация и ликвидация.

    В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименование организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

__________________________

    

     ¹ Делопроизводство (Организация и технологии документационного 

обеспечения управления): Учебник для вузов/ Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2003

    Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления в деятельности.

В разделе  «Функции» перечисляются действия (перечень функций) или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел  «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право – это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнение каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам и др.

К обязанностям относятся  действия, которые организация должна выполнять для реализации функций.

В разделе  «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе  «Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с кем учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Раздел  «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверка и ревизия финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе  «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

            Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (начальник структурного подразделения), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель организации. Положение обретает силу с момента утверждения.

Датой положения является дата его утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Уставы и положения  являются сложными документами. Их структура  и содержание, как правило, определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и иные стороны деятельности организаций, их подразделений, должностных лиц.

Инструкции составляются на основе законодательства Российской федерации.

Инструкции  могут издаваться:

   •органом государственного  управления;

   •отраслевым органом;

   •муниципальным органом  управления;

   •руководством предприятия.

Инструкции  бывают двух видов:

    •типовые (разрабатываемые государственными и отраслевыми

    органами управления  для однотипных предприятий, структурных

    подразделений,  комиссий);

    •индивидуальные (разрабатываемые для конкретного

    предприятия,  структурного подразделения, комиссии).

Инструкция  содержит следующие реквизиты:

   •наименование  организации;

   •наименование  вида документа;

   •дата и номер;

   •заголовок к  тексту;

   •гриф утверждения;

   •текст;

   •подпись;

   •печать (при  необходимости);

   •визы.

Текст инструкции состоит  из разделов, имеющих заголовки и  разделяемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст  инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели и причины издания документа, область распространения, основания для разработки и другие сведения общего характера. В тексте инструкции используются слова «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается», то есть текст инструкции по стилю изложения носит распорядительный характер.

Инструкция оформляется  на общем бланке организации. Заголовок  инструкции должен четко определить те вопросы, объекты или круг лиц, на которые распространяются ее требования. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», инструкция по «Делопроизводству». Заголовок инструкции, как правило, отвечает на вопрос «о чем?».

Инструкция является документом постоянного или длительного  действия (до замены новой).

Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем  или вышестоящим органом.

Инструкцию подписывает  руководитель того подразделения, которое  ее разработало. И может пройти согласование со специалистами, которое оформляется  визами.

Инструкция утверждается и вводится в действие руководителем  организации или распорядительным документом (приказом).

При введении приказом инструкция оформляется как приложение к  тому приказу.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником.

Должностная инструкция и трудовой договор используются:

   •при разрешении  спорных ситуаций между работодателем и

   работником;

   •с целью разделения  труда между персоналом;

   •для повышения  ответственности работника.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

   •наименование  организации;

   •наименование  структурного подразделения;

   •наименование  вида документа;

   •дата и номер  документа;

   •место составления;

   •заголовок к тексту;

   •текст;

   •подпись;

   •гриф утверждения.

Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов:

 •общие положения;

     •должностные обязанности;

     • права;

• ответственность;

    • взаимоотношения.

 

Раздел  «Общие положения» включает наименование должности с  обозначением       структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования к специальным знаниям.