Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                                              Основы делопроизводства

Тема 10. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИАЛЬНЫХ  ОРГАНОВ

Цель изучения: изучение особенностей документирования деятельности коллегиальных органов

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2. Требования к составлению и оформлению протоколов

1. Организационно-технические  мероприятия по подготовке и  проведению совещаний

      Деятельность учреждений, работающих на основе коллегиальности, документируется постановлениями, решениями, распоряжениями. постановления и решения принимаются в результате  обсуждения заседания  коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах. Документирование деятельности коллегиальных органов начинается с составления планов работы на основе предложения членов соответствующего органа (коллегии, совета, правления и т.д.). План предусматривает календарные сроки проведения заседаний, вопросы, подлежащие рассмотрению, фамилии лиц ответственных за подготовку вопросов к обсуждению. Утвержденный план работы коллегиального органа рассылается его членам, заинтересованным организациям и лицам.

   Собраниям и заседаниям предшествует большая подготовительная работа, которая отражается в административных документах. Документирование подготовки заседания заключается, прежде всего, в составлении повести дня, в которую могут быть включены вопросы, не предусмотренные планом, но требующие обязательного разрешения на заседании. В повестку дня рекомендуется включать небольшое число вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на заседании.

     Вопросы в повестке дня следует располагать  в порядке их важности и сложности, при этом так, чтобы приглашаемые на заседание тратили как можно меньше времени в ожидании рассмотрения своих вопросов. К повестке дня прилагают список приглашенных на заседание с указанием их должности и организации, которую они представляют.

   В крупных  учреждениях к заседаниям по  наиболее важным вопросам составляется  справка по их существу, в которой  указываются причина и цель  постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой представляется проект решения, постановления.

   Постановка  вопросов на обсуждение коллегиальных  органов может быть предпринята  по инициативе не только  руководителя учреждения, но и отдельных структурных подразделений.

   Материалы  к заседанию представляются,  как правило, за три-пять дней руководителю учреждения и после их рассмотрения вместе с извещением о заседании направляются членам коллегиального органа.

   Перед  началом заседания производится  регистрация присутствующих. При  подготовке больших совещаний,  конференций, встреч, на которых планируется участие работников учреждений, организаций из других краев, областей, международных организаций рекомендуется предусмотреть следующие моменты:

1. выработка повестки дня и определение круга предполагаемых участников;
2. ознакомление предполагаемых участников с повесткой;
3. выработка регламента совещания;
4. подготовка материалов, которые будут рассматриваться на совещании:

      а) доклада, информационного сообщения  организатора совещания;

      б) доклада, информационного сообщения предполагаемых             

          участников;

      в) справочно-информационных материалов, которые могут 

          потребоваться в ходе совещания;

      г) проекта решения;

      5) организационное обеспечение совещания:

                а) регистрация участников;

                б) размещение участников;

                в) транспортное обеспечение участников;

                г) питание участников;

                д) культурно-массовые мероприятия;

               е) информирование участников по интересующим их вопросам;

               ж) снабжение участников канцелярскими товарами;

      6) организационные работы секретариата совещания;

      7) техническое обеспечение проведения совещания (оформление документальных материалов): а) составление протокола (стенограмма) итоговых материалов, б) размножение итоговых материалов, в) обеспечение этими материалами участников совещания:

        а) о работе совещания;

        б) об уровне организации и  проведения совещания.

     Уточняется список лиц, приглашенных на совещание, составляются приглашения (извещения) на совещание. В состав приглашенных  входят обращение, информация о дате и места проведения совещания, повестка дня, предложение принять участие, просьба о подтверждении участия. Подписывают приглашения лица, отвечающие за подготовку совещания.

   Регламент  совещания должен предусматривать четкую  организацию хода совещания, порядок рассматриваемых вопросов, определенные процедурные стороны. Общая продолжительность совещания не должна превышать трех-четырех часов в день.

   Регламент  может быть примерно таким:¹

1. вступительное слово (оговариваются временные ограничения по ходу совещания и ориентировочное время его окончания) – не более 10 минут;
2. основной доклад – до 30 минут;
3. вопросы докладчику – не более двух минут каждый;
4. содоклад, сообщение – не более 10 минут;
5. вопросы содокладчику – не более 1 минуты на каждый;
6. выступления – от 5 до 7 минут;
7. ответ докладчика – не более 5 минут;
8. ответы содокладчиков – не более 3 минут на каждый ответ;
9. справка по ходу совещания – не  более 3 минут;

10)  чтение проекта решения – не более 5 минут;

11) предложения по проекту решения – не более 3 минут;

12) подведение итогов совещания – не более 10 минут.

   Если  в совещании участвует до 50 человек, перерыв делают каждые 50 минут, его продолжительность – не более 10 минут. При большем числе участников перерыв делают через 1,5 часа работы на 15 минут.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

____________________

   ¹ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:      

Документационное  обеспечение управления. Учебное  пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008, с. 164

2. Требования к составлению и оформлению протоколов

Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.

Протокол оформляется  во время заседания сотрудником, ответственным за ведение работы с документами, который конспектирует  или записывает на диктофон выступления  участников заседания.

Как правило, проведению заседания предшествует определенная подготовительная работа: участникам раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол  оформляется на внутреннем бланке предприятия  и содержит следующие реквизиты:

• наименование предприятия;
• наименование вида документа;
• дата заседания;
• индекс (номер) документа;
• место составления протокола;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной  части протокола после заголовка к тексту приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на заседание. При оформлении протокола расширенного заседания Ф.И.О. участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Подсчет участников при расширенном заседании проводятся по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания (заседания) и являются приложением к протоколу.

Вводную часть  протокола включается также повестка дня. В ней перечислены обсуждаемые  на заседании вопросы с фамилиями  выступающих (докладчиков). Повестка дня  составляется заранее и должна включать оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня. Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов (вопросов) включено в повестку дня.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются с абзаца, для того чтобы выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формирующей решение заседания.

После двоеточия (в тексте протокола) каждую фамилию  и инициалы выступающего печатают с  новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии через тире. Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.

Датой протокола  является дата проведения заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания (например, 21-24.05. 2005.).

Индекс (номер) протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа сначала года (№1,№2…)

 

 

 

Форма протокола

Наименование  предприятия  ПРОТОКОЛ 00.00.00. №00  Москва заседание Совета директоров    Председатель:                      Фамилия, инициалы  Секретарь:                            Фамилия, инициалы  Присутствовали:                  Должности, фам-ии, иниц-ы.  Приглашенные:                    Должности: фам-ии, иниц-ы.    ПОВЕСКА  ДНЯ:   1. О ……….       ___________        Докладчик       Ф.И.О.                                2. О ……….       ___________        Докладчик       Ф.И.О       СЛУШАЛИ:   Ф.И.О. первого  докладчика – краткое изложение  содержания доклада.    ВЫСТУПИЛИ:  Ф.И.О. должность  - содерж-е выступления  Ф.И.О. должность – // - // - // - // - // - //    ПОСТАНОВИЛИ:   1.1……………. 1.2.…………….   2.  СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: ПОСТАНОВИЛИ:   (пункт 2 оформляется  аналогично пункту 1) Председатель           Подпись         Расшифровка  подписи   Секретарь                 Подпись         Расшифровка подписи В дело  00 – 00    Подпись               Дата

Вопросы для самоконтроля:

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний
2. Понятие и назначение протокола
3. Состав, расположение реквизитов и структура текста протокола
4. Требования к составлению и оформлению протокола

Список  рекомендуемой литературы

а) основная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного 

обеспечения управления): Учебник для вузов / Под ред. Т.В.

Кузнецовой. М., 2003.

2. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. – Изд. 7-е, испр. 

 и доп.  – Ростов н/Д: Феникс, 2009.

3. Организация  работы с документами. Учебник / Под редакцией В.А.

Кудряева. М., 2003.

4. Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:

Документационное  обеспечение управления: Учеб. пособие. – 6-е изд., 

испр. и доп. – М.: ИНРФРА – М., 2008.

б) вспомогательная:

            1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления; учебник  

           –    2-е изд. – М.: ФОРУМ, 2009.

           2. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов.

            Комментарий к ГОСТ Р 6.30 –  2003. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 

           2004.