Лекции по "Основам делопроизводства"

                                                                                                   Основы делопроизводства

               Тема 6. ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

 

 

Цель изучения: изучение особенностей составления и оформления делового письма

 

      1. Правила оформления служебных писем

           2. Классификация служебных писем

 

                      1. Правила оформления служебных  писем

     

      Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.

      Официальные  письма составляются на специальных бланках соответствующих стандарту.  Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк.

      Бланк письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами (реквизитами).

      Для  таких бланков ГОСТ Р6.30-2003 установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.    Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используются реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями.

   Подготовка письма включает следующие стадии:

   • изучение  существа вопросов;

   • сбор необходимых сведений, в т.ч. из предыдущей переписки;

   • подготовка  проекта письма;

   •согласование  проекта (при необходимости);

   • подписание  руководителя.

   Согласно ГОСТ Р. 6.30 2003 – документы могут содержать до 30 реквизитов, однако не один документ не оформляется их полным набором. Для каждого вида документа определен состав реквизитов в зависимости от его назначения. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов.¹

(01) Государственный герб РФ;

(02) герб субъекта РФ;

(03) эмблема или товарный знак организации;

(08) наименование организации – автора;

 (09) справочные данные об организации;

(04)код организации;

 (05) основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН);

(06) идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

(07)код формы документа;

 (11) дата документа;

 (12) регистрационный номер документа;

 (13) ссылка на дату и номер поступившего документа (при письмах ответах);

 (15) адресат (адрес организации – получателя документа);

 (18) заголовок  к тексту (должен отражать содержание письма);

 (20) текст (основная часть док-та);

 (21) отметка о наличии приложений (в сопроводительных письмах )

 (22) подпись;

 (27) отметка об исполнителе (Ф.И.О. и телефон);

 (25) печать (в гарантийных письмах)

_________________________

    ¹ ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

        Текст письма должен быть последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно, текст не должен допускать различного толкования.

        В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступление и заключение. Сложные письма содержат вступление (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждениях и другие факторы, послужившие основанием для составления письма); основную часть (доказательства) и заключение. В основной части обосновывается вопрос, изложенный в письме; в заключении формулируется основная цель письма (излагаются выводы, предлагаются решения).

        Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем). Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное обращение – формулу уважительного обращения к адресату («Уважаемый господин Иванов!») или уважаемый («Уважаемый Николай Егорович!») и заключительную формулу вежливости («С уважением начальник управления…») или просто («С уважением»).

В приложении 5.1 приведен макет входящего служебного письма в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 2003.

     Из всего ранее сказано вытекает, что составление текста и оформление письма требуют к себе творческого отношения.

   Каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но также быть грамотным, владеть мастерством формулирования мыслей и оформления их в рамках требований действующих нормативных документов.

   Письмо оформляют как минимум 2-х экземплярах. Первый составляется на бланке, и отсылают адресату, второй (копия) печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы.

   Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции.

   Все экземпляры писем, остающиеся в делах организации должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

   Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которое проставляется в нижней части листа под подписью руководителя.

   Вносить какие  – либо исправления или добавления  в подписанные письма не разрешается.  Датой письма является дата  его подписания.

   

                        2.Классификация служебных писем

   Ввиду массовости использования и широкого разнообразия деловых писем четкой классификации нет. Все виды классификации носят в основном теоретический характер. Краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку.²

     Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

       В письме – запросе покупатель обращается к продавцу, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы входят в группу контрактных документов и используются для подготовки и заключения сделок.

       Гарантийные письма направляются в организации с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, арендуемых помещений и т.д.

 _________________________

        ² Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:  

 Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 6-е  изд.,

 испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008.

 

             

      Сопроводительные письма составляются при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма содержат дополнительную информацию по прилагаемым документам. Сопроводительное письмо является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

      Письма подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей .Иногда в них приводят краткое изложение ,содержание документов и перечень материальных ценностей.

      Информационные письма содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание и другие официальные сведения. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в ней сведений письмо подписывает руководитель организации.

      Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу ,предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересовать организации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благодарность за усилие  по ее исполнению.

       Письма напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

       Письма приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или коллективному адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые напечатанные типографским способом тексты - приглашения так и трафареты, в которых свободные места заполняются от руки с указанием Ф.И.О приглашенного, времени и дня события, на которое приглашается адресат.                                           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Герб                                                                                                   (или эмблема, товарный знак)        НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ                                     Адресат: Наименование      КОНТРОЛЬ  Почтовый и телеграфный адреса,                                    должности     Индекс предприятия связи,                                           И.О.Фамилия (все в дательном  падеже)      № телефона, факса  и т.д.            ОКПО, ОГРН,                                                         Название ул., дом №,        ИНН/КПП, ОКУД                                                      город, почтовый индекс  00.00.0000  № 00.00-0000                                               РЕЗОЛЮЦИЯ  на № 00    от  00.00.0000                                                И.О. Фамилия ответственного лица     место составления                                                        Суть работы, срок исполнения                                                                                            Подпись, дата Заголовок к тексту (отвечает на Вопрос «О чем?», начинается с Предлога «О»)       Если текст письма  состоит из двух и более  абзацев, то письмо начинается  с 5 – го знака (от линии поля). Текст без абзацев может печататься непосредственно от границы левого поля.       Текст письма должен  включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод  для написания письма; доказательную  часть; заключительную часть,  в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.       Возможен обратный  порядок построения письма: заключительная  часть приводится перед доказательной.  Этот порядок характерен для  писем вышестоящих организаций.       Приложение: на …  л., в … экз. Наименование должности руководителя                        (подпись)    И.О.Фамилия Визы: Должность (подпись)         И.О.Фамилия 00.00.0000 Исполнитель (И.О. Фамилия) Телефон (000 00 00) ОРГАНИЗАЦИЯ Вх. №_________ «___»_____200__г. В дело 00 – 00                                  Идентификатор                   00.00.0000 (подпись)                       электронной                                                           копии документа

                                                                                              Приложение 6.1

                        Макет служебного письма

                                                                                                    Приложение 6.2

                           Письма  - ответы (отказы)

 

Логическая схема письма – ответа (отказа) следующая:

• повторение просьбы, на которую составляется ответ;
• обоснование причины – отказа (если это письмо-отказ)
• констатация отказа

  

Образец письма – отказа на бланке частного предприятия или организации:                            Директору концерна     Наименование                                                                                 ЗАО «Ятрань»     организации                                                                                     Г.И.Сидорову     Справочные об организации      _____     №_____       На № _____ от _____     Заголовок (об изменении срока  поставки)          Вашу  просьбу об изменении срока  поставки оборудования выполнить не можем из - за отсутствие его в настоящее время на наших складах. Поэтому оборудование будет поставлено в сроки, указанные в договоре.     Должность                      Личная  подпись                                           И.О.Фамилия   Фамилия исполнителя, номер  телефона

 

                         Варианты текстов писем – отказов:

 

• Сообщаем, что выделить дополнительные места для отдыха на комфортабельном теплоходе…… нет возможности из-за отсутствия свободных мест.
• Ваша заявка о приватизации хлебзавода  не может быть принята, т.к. имущество данного предприятия включено в перечень объектов, не подлежащих приватизации.
• Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступать покупателем т.к. указанное в заявке предприятие уже приватизировано.

                                                                                                         Приложение 6.3

Образец гарантийного письма.   ООО «Издательство «Старт»                      Директору ФГУП «Производственно Нахимовский пр-т,3                                     - издат. комбинат  ВИНИТИ Москва , 117218                                             г-ну А.П.Петрову       Тел./факс 021 69 68                                       Октябрьский пр-т,403                                                                               г. Люберцы, Московская обл.,140010                                                                                                                                          Гарантийное письмо 01.12.2009 № 1-/15 На № ____ от _____            Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат -60×90/16,объем -240с., бумага офсетная №1,тираж 2000 экз.          Оплату услуг и представленных  материалов гарантируем. Наши  банковские реквизиты:_______       Директор                                              Подпись             Инициалы, фамилия               Гл. бухгалтер                                       Подпись             Инициалы, фамилия                                           М.П.