Лекции по "Основам делопроизводства"

  16 – гриф утверждения;

  18 - заголовок к тексту.

  Образцы бланков – приложение 3.1

   Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются. Применяется для

оформления любых видов  документов, используемых внутри организации.

   Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

    Бланк письма используется  в большинстве случаев для общения организации с внешним миром.

Бланк письма содержит  следующие реквизиты:

01-Государственный  герб РФ;

02-герб субъекта РФ (для организаций, имеющихся на это право);

03- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

08- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

наименование организации;

09- справочные  данные  об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также по усмотрению организации  номера телефаксов, адрес электронной почты, номера счетов в банке, номер и дату лицензии);

04-код организации (предприятия) по ОКПО;

05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06-идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановления на учет) ИНН/КПП

 На бланке письма  ставятся ограничительные отметки  для реквизитов:

11-дата документа;

12-регистрационный номер документа;

13-ссылка на регистрационный номер и дату документа.

15-адресат;

16-заголовок к тексту.

Образцы соответствующих бланков – приложение 3.2.

Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

АКТ, ПРОТОКОЛ и т.д.

 

Бланки конкретных видов  документов целесообразно создавать, если в организации применяется  большое число документов этих видов (например, приказов, распоряжений и др.).

Образец бланка – приложение 3.3.

Должностной бланк используется при составлении документов руководителя предприятия. На таком бланке вместо наименования организации указывается должность ее руководителя, например: «Президент  ЗАО «ГАРАНТ» и т.д.

Образец бланка – приложение 3.4.

Бланк структурного подразделения применятся  для оформления документов в представительствах, филиалах, крупных структурных подразделениях предприятия. На таком бланке после  наименования предприятия  указывается наименование структурного подразделения, например:

ЗАО «ГАРАНТ»

ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

   При разработке  бланков документов рекомендуется  два варианта расположения реквизитов:

• продольный
• угловой

 Продольное расположение реквизитов предполагает их размещение в середине  верхней части  листа и применяется при оформлении общего бланка.

 Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение  в верхнем левом углу листа и используется при оформлении бланка письма.

 Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

 

   

 

 

 

 

 

 

 

 

Образцы бланков⁴                                                                  Приложение 3.1

 

Образец общего  бланка организации с продольным

  расположением реквизитов

 

РОСАРХИВ                Государственное учреждение  Всероссийский научно-исследовательский Институт документоведения и архивного  дела                             (ВНИИДАД)                      .                                   №               .                              Москва

 

 

 

 

 

 

Образец  общего бланка организации с угловым

расположением реквизитов

 

 

РОСАРХИВ Государственное учреждение         Всероссийский научно-исследовательский     институт документоведения         и архивного дела         (ВНИИДАД)                  №____                                                           Москва

 

                                                                                                     Приложение 3.2

 

Образец углового бланка письма организации

 

РОСАРХИВ Государственное учреждение        Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения        и архивного дела       (ВНИИДАД) 117393 Москва, ул. Профсоюзная,82 Тел/факс (095)718-78-74 ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/7711001001          № ___                     На №        от ____

 

РОСАРХИВ                 Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский  институт документоведения и архивного дела                          (ВНИИДАД)           117393 Москва, ул. Профсоюзная,82 Тел/факс (095)718-78-74 (Web страница в Интер.)         ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795,              ИНН/КПП 7708033140/7711001001                        .                     №                    .      На №                    .     от                       .

Образец продольного бланка письма организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                 Приложение 3.3

 

Образец бланка конкретного вида документа                             

 

РОСАРХИВ                Государственное учреждение  Всероссийский научно-исследовательский Институт документоведения и архивного  дела                     (ВНИИДАД)                             ПРИКАЗ                                        .                                   №               .                                                          Москва

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                Приложение 3.4

   Образец бланка должностного лица

 

 

РОСАРХИВ         Государственное учреждение    Всероссийский   научно-исследовательский         институт документоведения                 и архивного дела                 (ВНИИДАД)             Заместитель директора   117393 Москва, ул. Профсоюзная,82 Тел/факс (095)718-78-74 E-mail @vniidad.ru           № ___                     На №        от ____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

___________________________

    ⁴ Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008, с. 43-46

 

 

                     3. Требования к оформлению бланков

       Бланки документов, как уже было сказано, следует изготавливать на плотной белой бумаге светлых тонов (плотность не менее 80 г/м, белизна – не менее 90% ). Бумага должна быть достаточно прочной, малодеформирующейся. Воспроизведение реквизитов на бланках производится типографическим способом.

  При изготовлении  бланков размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяют наименование организаций и видов документов.

   ГОСТ Р 6.30 –  2003 устанавливает определенные требования  к размещению на бланке постоянных  реквизитов и ограничительных отметок.

  Реквизиты 01,02, 03 располагаются  над серединой реквизита 08.

  Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита  08 слева от него,  включая поле  для подшивки. Реквизиты 08, 09, 10, 14, трафаретные места для  реквизитов 11, 12, 13 могут размещаться в пределах границ зон расположения реквизитов одним из способов:

- центрованным,  рекомендованным ГОСТ Р 6.30-2003 (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым ,нередко используемым на практике (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

   Центрованный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизитом 11, 12, 13 оставляются трафаретные места.

   Флаговый вариант расположения реквизитов используется  в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги  с помощью ПК непосредственно при подготовке документа. При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. для документов внутреннего хождения часть реквизитов (01-07, 14) не воспроизводится, опускается.

    На бланках  организации субъектов Российской  Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08,09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

  Особые требования  к изготовлению, учету, использованию  и хранению предъявляются к гербовым бланкам. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 ( Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. №2-ФЗК.

  Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно – граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

  Гербовые бланки  в организациях подлежат специальному  учету. На гербовых бланках  типографическим способом или  нумератором проставляют порядковые  номера, а при необходимости и  серии этих номеров. Учет гербовых  бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно – учетной форме (карточке, журнале ).

  Гербовые бланки  хранят в надежно запираемых  и опечатываемых шкафах. Уничтожение  гербовых бланков осуществляют  по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

  Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

  Проверку наличия,  использования и хранения гербовых  бланков проводит не реже одного  раза в год комиссия, назначаемая  распорядительным документом руководителя  организации. В случае обнаружения  нарушений при изготовлении, учете,  хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

 

Вопросы для  самоконтроля:

1. Назовите формат бумаги, рекомендованный для оформления управленческих документов
2. Перечислите размеры полей, установленные нормативными документами для управленческих документов и порядок нумерации в них страниц
3. Охарактеризуйте виды бланков управленческих документов
4. Состав реквизитов  управленческих документов согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003
5. Перечислите реквизиты, входящие в состав бланка для письма
6. Укажите отличие общего бланка от бланка письма
7. Назовите изменения и дополнения, которые внесены в ГОСТ Р 6.30 – 2003 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97
8. Назовите реквизиты, входящие в состав общего бланка

Список рекомендуемой  литературы

а)основная:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. Изд. 7 –е, испр. и доп. - Ростов – н/Д: Феникс,  2009.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:  

       Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. 6-е изд.,

        испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение,    

       2008.

 

б)вспомогательная:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник, 2-е изд. - М.: Форум, 2009.
2. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству -  М., «Приор – издат», 2004.