Лекции по "Основам делопроизводства"

18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, например:

Приказ  о создании аттестационной комиссии;

К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5,

заголовок допускается  не указывать.

19. Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

20. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

   Тексты документов оформляют в виде анкеты. таблицы. связного текста или в виде соединения этих структур.

   При составлении  текста в виде таблицы графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

   Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой  части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы,: просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения).

   В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

   В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

   В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

   Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

   В письмах используют  следующие формы изложения: 

• от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
• от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
• от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "организация считает возможным").

21. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 3 л. в 2 экз.

   В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет  приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ:   1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

                                  2. Смета затрат на 3 л. в 3 экз.

ПРИЛОЖЕНИЕ: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

            

                ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

      к приказу Минтруда Чеченской  республики

      от 04.06.2010 №72 .

22. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и ее расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например: Генеральный директор                 личная подпись              О.А. Хасаев

или

Генеральный директор

ООО "ТИМС"                              личная подпись               О.А. Хасаев

При оформлении документа  на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

Генеральный директор            личная подпись              А.В.Павлов

Главный бухгалтер                  личная подпись              Т.В. Матаев

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

ПРЕФЕКТ Шалинского района                  ПРЕФЕКТ Веденского района

личная                                                                                 личная

подпись А.И. Батаев                                                        подпись И.М .Исаев

При подписании документов представителями различных организаций  их должности располагаются на одном  уровне, например:

Генеральный директор                                                    Президент фонда 

завода "Чеченцемент"                                                 социальной защиты

личная                                                                                 личная

подпись И.П. Батаев                                                       подпись И.С.Катаев

При подписании совместного  документа первый лист оформляют  не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности  лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                           личная подпись      А.С. Батаев                              

 

Члены комиссии                                      личная подпись    Л.И. Куруев

                                                                    личная подпись     О.Р.Галаева

                                                                     личная подпись     А.И. Мамаева

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов,. фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции 

муниципального  округа "Зюзино"

Личная  подпись А. Г. Адаев           

 15. 10. 2010

24. Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная  подпись П.И. Петров

05.07.2010

Виза необходима для  проверки специалистами целесообразности или своевременности составления  документа.

При наличии замечаний  по документу визу оформляют следующим  образом:

Замечания прилагаются 

Личная  подпись П.И. Петров

01.07.2010

25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностное лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью  организации.

26. Отметка о заверении копии – размещают ниже реквизита "Подпись", включает в себя: заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, например;

Верно

Начальник отдела кадров                    личная подпись           А.В. Ростова. 14.05. 2010

Допускается копию документа  заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

М.П. Сидоров

35. 87

 

3. Оформление реквизитов, размещаемых на служебном поле документа

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;
• слова «В дело»;
• номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело № 1-5. Отправлен факс от 01.04.2010 № 1297.

 личная подпись 02.04.2010

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

                                                                                             Вх. № 115

                                                                                            Дата 01.02.2010 14:32

Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например:

С:/Докум.\Приказ_6. 

08.10.2010

 

Такая отметка  необходима для:

• исключения повторного ввода документа в ПК;
• быстрого поиска документа по имени файла;
• установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

_____________________

   ¹ ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Оформите реквизиты «Дата документа» и «Адресат», используя все рекомендуемые варианты их оформления

2. Является ли  реквизит «Место составления или издания документа» обязательным для бланка документа

3. Оформите реквизит  «Подпись», если документ подписывает  исполняющий обязанности руководителя  организации

4. Покажите на  документе место расположения  реквизита «Гриф согласования  документа», оформите его

5. Поясните отличие  оформления реквизита «Виза согласования  документа» от оформления реквизита  «Гриф согласования документа»

6. Оформите реквизит  «Отметка о заверении копии  документа»

8. Назовите варианты  расположения реквизитов и охарактеризуйте их

Список рекомендуемой  литературы

а)основная:

1. ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций. Изд. 7 –е, испр. и доп. - Ростов – н/Д: Феникс,  2009.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства:  

       Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. - 6-е изд.,

        испр. и доп. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение,    

       2008.

б)вспомогательная:

1. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник, 2-е изд. - М.: Форум, 2009.
2. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству -  М., «Приор – издат», 2004.