Лекции по "Основам делопроизводства"

Процесс принятия управленческих решений основан на сборке и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно – справочные документы: справки, докладные и объяснительные записки, акты, телеграмма, телефонограмма и другие.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно – распорядительным документам. Справочно-информационные – документы не содержат поручений, не обязывают выполнить поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от разработчика к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно – справочных документов входят докладная записка, объяснительная записка, акт, протокол, справка, телеграмма, телефонограмма. Рассмотрим правила оформления перечисленных документов.

2. Составление и оформление справочно-информационных документов

Справки – это документ содержащий описание с подтверждение тех или иных событий.

Справки бывают двух видов:

Справки служебного характера – они содержат информацию о фактах и событиях служебного характера и выдаются всем заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта. Справки, отражающие основную деятельность организации (служебные), могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку содержащую информацию финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью.

Обязательными реквизитами справки являются:

наименование организации,
название вида документа,
место составления,
дата, номер,
адресат,
заголовок к тексту,
текст,
подпись.

Справки личного характера – выдаются ежедневно. Это справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и другие. Существует типовой состав информации справок личного характера (унифицированные бланки), позволяющие использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть информации напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки. Составляется на бланке формата А5. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом – составителем. Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в ее тексте.

Образцы документов – приложение 9.1 - 9.2

Приложение 9.1

Справка личного характера

ОАО «Гарант»

Адресат СПРАВКА (наимен-е орг-ии

куда представ. справка) 15.10.2010 №5

г. Грозный

О заработной плате

Батаев Иса Алиевич работает менеджером отдела маркетинга ОАО «Гарант»с окладом 7500 (Семь тысячи пятьсот) рублей.

Директор

ОАО «Гарант» Подпись А.Д. Иванов

Гл. бухгалтер Подпись С.М. Быкова

Место печати

Справка (внутр.) служебного характера Приложение 9.2

Коммерческий отдел

Директору ОАО

СПРАВКА «Гарант»

11.12.05. №18 А.Д.Иванову

г. Грозный

О динамике т/о

с фирмой «Рекс» в 2010 г.

Товарооборот с фирмой «Рекс» в 2010 г. вырос на 28% по сравнению с предыдущим годом и составил 986 тыс. руб.

Динамика товарооборота по месяцам: тыс. руб.

месяц

01

02

03

04

05

06

2009

2010

Справка составлена на основании _____________________________________ Указать название документа

Нач. коммерческого Личная подпись М.А. Петров

отдела

В дело 00 – 00

Подпись Дата

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложение составителя.¹ Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешняя докладная записка составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

наименование организации (для внутреннего – наименование структурного подразделения),
наименование вида документа,
дата, номер документа,
место составления (для внешней)
адресат,
заголовок к тексту,
текст,
подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания; во второй части анализируются сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения,

___________________

¹Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М., Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА – М, 2003.с 163

третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Внутреннюю докладную записку подписывает составитель (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации, заверяет печатью (приложение 9.3).

Приложение 9.3 Докладная записка (внутренняя)

1) Отдел сбыта готовой Директору ООО «ТИМС»

продукции А.С.Петрову

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

03.12.2010 №16

О проведении в соответствие

текущей документации.

В связи с выступлением в силу с 1 янв. 2005 г. новой редакции Федерального закона от 26 марта 1998г. №41 – Ф3

«О драгоценных камнях и драгоценных металлах» прошу Вас:

1. Принять меры по проведению текущей документации в соответствие с новой редакцией данного Федерального закона.

2. Обязать всех начальников отдела ознакомиться с данным Федеральным законом в новой редакции не позднее 31 дек. 2010 г.

Нач. отдела сбыта

гот. продукции Подпись И.Л. Иванов

Объяснительная записка – это документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого – либо действия, факта, поступка, случая. Составляется работником организации и предоставляется вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному лицу.

Объяснительная записка должна иметь следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения,
наименование вида документа,
дата и регистрационный номер,
заголовок к тексту,
адресат,
текст,
подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая часть – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию (приложение 9.4).

Приложение 9.4

Объяснительная записка (служебного характера)

Склад Директору ООО

«Люкс»

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Н.Н. Николаеву

15.11.2010 №16

Об изменении сроков поставки

экологического оборудования

В связи с временным приостановлением погрузочных работ на складе №7 срок поставки экологического оборудования, указанного в договоре поставки №3/5, переносится на 19 ноября 2010.

Зав. складом №7 Подпись Н.И. Серов

Телеграмма – документ, передаваемый по каналам телеграфной связи. От своевременности передачи и получения информации во многом зависят своевременность и правильность принятия решения. Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопроса.